Votre équipe doit-elle remplacer ses tableaux Excel ?

Les difficultés à relever

Observez un dossier du début à la fin et notez les manipulations nécessaires. Demandez à chaque utilisateur où il perd du temps et comment il retrouve les erreurs.

• Plusieurs versions du même fichier circulent.
• Une information est recopiée dans plusieurs outils.
• Les relances reposent sur la mémoire d’une personne.
• Les droits donnent accès à tout le classeur alors que les besoins diffèrent.
• Les changements sont difficiles à retrouver.
• Des macros ou formules ne sont comprises que par une personne.
• Les erreurs ne sont découvertes qu’au moment de facturer.
• Les clients demandent un suivi que le fichier ne permet pas de partager.

Comparer trois options

Vous pouvez corriger le classeur et ses règles de partage, adopter un logiciel existant ou développer une application. Le choix dépend des difficultés constatées, du coût et de la disponibilité de l’équipe.

Un outil existant mérite un essai si vos besoins sont courants. Le sur-mesure se justifie davantage lorsque vos règles ou les échanges avec d’autres systèmes sont mal couverts.

Commencer par un processus

Prenons un suivi de devis : la même liste sert à saisir les demandes, préparer les propositions et penser aux relances. Une première application peut se limiter à ces étapes, avec un statut et un responsable pour chaque demande.

Les analyses de marge peuvent continuer dans Excel à partir d’un export. Vous n’avez pas besoin de reprendre tous les tableaux dans la première version. Cet exemple décrit un usage possible, pas un projet client réalisé.

Préparer la reprise des données

Rassemblez les fichiers, choisissez les colonnes à conserver et examinez les doublons. Testez l’import d’un petit échantillon avant de reprendre l’historique complet.

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