IA pour expert-comptable : protéger les données de vos clients

Le cadre : secret professionnel et données personnelles

L’article 21 de l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 soumet les experts-comptables, leurs salariés et les stagiaires au secret professionnel, dans les conditions et sous les peines de l’article 226-13 du code pénal.

Les pièces confiées par les clients contiennent aussi des données personnelles : salariés, dirigeants, associés. Le cabinet doit donc appliquer le RGPD aux traitements qu’il confie à une IA, comme le rappelle la CNIL dans ses recommandations sur l’IA générative.

Service d’IA en ligne ou IA installée au cabinet

Avec un service en ligne, les écritures, les fichiers de paie ou les liasses sont transmis à un prestataire. Ce n’est pas interdit, mais l’usage avec des données clients exige de vérifier le contrat, la localisation des données, la non-réutilisation des échanges et la sécurité.

La CNIL recommande, pour des documents sensibles, de privilégier lorsque c’est possible un déploiement sur site. Si le service est hébergé à distance, elle demande de vérifier si le prestataire peut réutiliser les données et d’adapter l’usage en conséquence.

• Transfert à un tiers : les données financières et sociales des clients quittent le cabinet.
• Localisation : l’hébergement ou la maintenance peuvent se situer hors de l’Union européenne.
• Réutilisation : selon les conditions, les échanges peuvent servir à entraîner les modèles.
• Journaux : les demandes et les fichiers peuvent être conservés par le prestataire.
• Avec une IA installée au cabinet, les fichiers restent sur une machine que vous contrôlez. Les droits d’accès par client ou par équipe restent à définir.

Usages concrets en cabinet comptable

L’assistant est utile sur les tâches de recherche et de préparation. Il indique les documents utilisés pour que le collaborateur puisse contrôler.

Les chiffres produits par une IA générative doivent toujours être vérifiés dans le logiciel comptable. L’assistant prépare ; l’expert-comptable contrôle et signe.

• Recherche dans les dossiers permanents, les procédures internes et la documentation du cabinet.
• Synthèse d’un contrat, de statuts, d’un procès-verbal ou d’un échange avec l’administration.
• Préparation d’une liste de pièces à demander pour la clôture.
• Premiers jets de lettres de mission, de courriers clients ou de notes de synthèse, avec relecture obligatoire.

Les packs MyOrbitale pour un cabinet comptable

MyOrbitale installe le matériel au cabinet, configure le modèle, l’index des documents et les comptes, puis forme l’équipe. Le pack se choisit selon le nombre de collaborateurs qui utilisent l’assistant en même temps.

L’audit à 490 € HT teste vos usages sur des documents sans données clients réelles et recommande une configuration. Il est déduit du pack commandé dans les 30 jours.